직원의 개인 기록 정리 방법

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중소 기업 소유자 또는 대기업 인력 부서가 직원에 대한 모든 파일을 올바르게 구성하는 것이 필수적입니다. 각 직원의 기본 개인 목록에 보관할 중요한 항목이 있습니다. 이 기본 탭에서는 정보를 임의의 순서로 구분하지 않고 섹션으로 구분할 수 있습니다. 또한 각 직원에 대해 필요에 따라 파일을 추가하고 모든 직원에 대해 업데이트 된 파일을 보관하십시오.

지침

I-9 양식 및 지불 데이터를 위해 각 직원 및 파일별로 별도의 기록을 작성하십시오. (Jupiterimages / Brand X Pictures / 게티 이미지)

각 직원 토큰에 대해 충분한 서류 작업을 저장할 수있는 폴더를 선택하십시오. 직원의 의료 기록을 위해 두 번째 폴더를 사용하십시오. 매달린 폴더가 이러한 폴더에 가장 적합 할 수 있습니다. 그런 다음 하위 폴더를 내부에 포함시키고 섹션간에 탭을 사용할 수 있습니다.
각 직원의 첫 번째 폴더 (기본 개인 파일)에는 주소 및 현재 전화 번호와 같은 직원의 개인 정보가 들어 있어야합니다. 직원에게 필요할 경우 매년 연초에 또는 모집 중이 정보를 업데이트하도록 요청하십시오. 긴급 연락처 정보도 여기에 보관해야합니다.
매달린 폴더를 여러 섹션으로 나누면 두 번째 섹션에는 작업에 대한 이력서 및 응용 프로그램과 참조 및 고용주 - 직원 계약이 포함될 수 있습니다.
그가 세 번째 섹션에서 회사에 합류했을 때 직원이 서명 한 모든 문서를 넣으십시오. 일반적으로 W-4 수수료 양식, 성적 학대 방지, 은밀한 계약 및 직원 정책 지식과 같은 양식을 찾을 수 있지만 I-9 양식은 찾을 수 없습니다.
섹션에 직원에 대한 의견을 기재하십시오. 직원 검토 결과는 여기에 보관해야합니다. 급여 인상 또는 징계 조치 관련 문서를 포함하십시오. 직원이이 폴더에서받은 관련 학위, 인증서 또는 교육 확인서 사본을 보관하십시오. 보험, 건강 및 퇴직 기록을위한 섹션을 보관하십시오.
모든 의료 정보는 별도의 폴더에 보관해야합니다. 직원의 건강과 관련된 정보는 여기에 저장해야합니다. 이것은 기밀 유지와 관련이 있으며 관련 인물의 병력에 대한 판촉이나 기타 개인 결정을 근거로 할 수 없습니다.
파일에 다친 직원에게는 세 번째 폴더를 보관하십시오. 여기에서는 사고 보고서, 근로자 보상 청구 및 기타 의료 기록을 배치합니다.
모든 I-9 양식을 별도의 폴더 또는 바인더에 넣으십시오, HRdirect 상태. I-9를 나이 든 직원들과 젊은 직원들로 구분하십시오.

사무실에 급여를 만들 경우 급여 전용 폴더를 유지하십시오.