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작거나 큰 회사는 대부분 프론트 데스크 또는 프론트 데스크가 있습니다. 고객 서비스를 다루는 직원의 표준 운영 절차는 회사 전체의 효율성을 향상시키는 의무와 책임으로 구성됩니다. 이러한 직원들은 최선의 방법으로 역할을 완수하기 위해 역할의 모든 측면을 완전히 이해해야합니다.
게이트웨이 역할을한다.
수신 직원이 수행하는 가장 중요한 역할은 "게이트웨이"또는 게이트 키퍼입니다. 당신은 고객이 도착하면 처음 보는 사람이며, 일반적으로 사무실에 전화 할 때 가장 먼저 대화하는 사람입니다. 당신은 고객에게 친절하고 예의 있어야하고, 또한 그들의 권위를 유지해야합니다. 귀하의 태도는 사업 전반에 긍정적 또는 부정적으로 반영 될 것이며 항상이를 명심해야합니다. 상사가받을 시간이있는 사람과받는 사람 만받을 수 있도록하는 것은 귀하의 책임입니다. 그 사람을 항상 직접적이고 적절하게 대하십시오. 누군가에게 메시지를 남겨 둘 필요가 있거나 앉아서 기다려야한다고 말할 필요가 있습니다.
일상 업무
대부분의 사무실에서 접수 담당자는 이메일 관리, 음성 메일 청취, 현금 파우치 준비, 관수 공장 및 테이블 재충전과 같은 일상적인 활동을 처리해야합니다. 오늘의 모든 업무 목록을 유지하면 무언가를 잊어 버리는 것을 막을 수 있습니다. 중요하고 자주 사용되는 번호가있는 주소록을 유지하는 것이 유용합니다. 문제가 발생하면 하루 종일 유지 보수, IT 및 기타 여러 사람들에게 전화하는 것이 종종 책임이기 때문에 주소록을 유지하는 것이 좋습니다.
공약 의제 구성
마지막으로,이 작업이 보스의 조수와 같은 다른 직원에게 위임되지 않은 경우 리셉션은 의제가 유지되는 곳입니다. 항상 예정된 활동과 취소 된 약속에 유의하십시오. 취소 할 경우 예약이 끝난 날에 약속을하고자하는 사람들의 이름과 전화 번호를 기억하십시오. 가끔 잠정적 인 약속을하는 것이 필요할 수도 있습니다.이 경우 일정에 포스트잇을 붙이십시오. 시간이 바뀌면 지우고 은폐하기가 쉬워 지므로 항상 연필을 사용하십시오.
