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직원 교육 매뉴얼을 작성하는 데 시간을 할애하는 것은 집안일처럼 보일 수 있습니다. Microsoft Word 2007 도구를 사용하면이 프로세스가 더 쉬워집니다. 글쓰기를 시작하기 전에 몇 가지 계획을 세우십시오. 직원이 완료해야하는 작업과 도움을주기 위해 설명 할 수있는 작업을 결정합니다. 대면 수업에서든 셀프 가이드 투어에서든 어떤 상황에서 매뉴얼을 사용할지 계획하십시오. 어떤 종류의 매뉴얼이 필요한지 알고 나면 아이디어를 현실화하는 데 사용할 수있는 몇 가지 도구가 있습니다.
예비
1 단계
Word의 테두리 도구를 사용하여 직원이 배워야하는 다단계 작업 목록을 만듭니다. 이 프로세스는 매뉴얼의 길이를 결정하는 데 도움이되며 작업을 더 작은 부분으로 나누고 직원에게 더 쉽게 설명 할 수 있습니다. Word에서 테두리 도구를 사용하려면 빈 문서로 시작하고 "홈"을 선택해야합니다. "Paragraph"그룹에는 포인트, 숫자 및 다단계 목록의 3 개 버튼이 있습니다. "다단계 목록"을 선택하거나 아래쪽 화살표를 클릭하여 테두리 옵션 목록을 선택할 수 있습니다. 직접 만들 수도 있습니다. 매개 변수를 작성하십시오. "Tab"을 눌러 다단계 목록의 다음 단계로 이동하십시오. 돌아가려면 "Shift + Tab"을 누르십시오. 직원에게 업무에 필요한 작업을 수행하는 방법을 설명하는 교육 단계 및 기타 정보를 작성하십시오.
2 단계
Word의 머리글 및 바닥 글 기능을 사용하여 문서의 각 페이지에 페이지 번호, 섹션 콘텐츠 및 제목을 추가합니다. 머리글과 바닥 글은 직원이 교육 매뉴얼에서 자신의 위치를 알 수있는 중요한 시각적 참조입니다. 훈련을 할 때 페이지에 숫자를 추가하면 특정 페이지를 일부 과목과 연결하는 데 도움이됩니다. "탭 삽입"을 클릭 한 다음 머리글 및 바닥 글 섹션에서 "머리글"을 선택합니다. 헤더 스타일에 대한 옵션이 있거나 직접 만들 수 있습니다. 헤더는 매뉴얼의 각 페이지에 표시되거나, 매뉴얼이 책 줄을 따르도록 반대 페이지에만 표시되도록 변경할 수 있습니다. 바닥 글은 페이지 하단에 표시되며 일반적으로 페이지 번호, 날짜 및 사용자 정보를 표시하는 데 사용됩니다. 머리글 및 바닥 글 섹션에서 "바닥 글"을 클릭하면 이전과 마찬가지로 여러 유형 중에서 선택할 수 있습니다.
3 단계
교육 자료를 직원 가이드와 같이 직원에게 배포하는 다른 항목과 구분하기 위해 표지를 추가하십시오. 페이지 섹션에서 "탭 삽입"을 클릭 한 다음 "표지"를 클릭하여 나만의 표지를 만듭니다. 선택하거나 직접 만들 수있는 다양한 표지 스타일이 표시됩니다. 설명서에 설명적인 제목을 지정하십시오. 이 매뉴얼은 종종 그룹으로 제작되므로 작성 날짜와 저자를 포함합니다.
4 단계
교육 문서의 목차를 만드는 데 도움이되는 제목을 추가합니다. 이는 또한 직원의 사용을 용이하게하기 위해 시각적으로 구성하는 데 도움이됩니다. 미리 만들어진 테두리를 사용하여 각 주제에 대해 다른 스타일의 머리글을 만듭니다 (이 머리글은 페이지 상단의 머리글과 동일하지 않음). 헤더 스타일은 다양한 교육 섹션과 다른 하위 섹션을 나타내는 데 사용하는 글꼴 스타일입니다.
기업 서신 작성 방법에 대한 매뉴얼을 작성하는 경우 제목 1은 "기업 편지 작성 방법"이어야하며 부제목은 "포함 할 내용"이 될 수 있습니다. 제목 1과 2를 표시하려면 "홈"을 선택하고 스타일 섹션에서 제목 1, 제목 2, 캡션 등을 포함하여 선택할 수있는 다양한 스타일을 볼 수 있습니다. 첫 번째 제목 1로 원하는 텍스트를 선택하고 "제목 1"섹션을 클릭하여 중요도를 표시합니다. 다음 섹션을 클릭하여 머리글을 만듭니다. 2. 전체 테두리를 따라 머리글 1과 2를 선택합니다. 완료되면 목차에 포함됩니다.
5 단계
직원이 필요할 때 필요할 수있는 정보를 찾을 수 있도록 테이블 및 목차 (TDC)를 추가하십시오. 문서에 기본 및 보조 머리글을 이미 추가 한 경우 Word에서 작업을 수행하고 TDC를 만듭니다. TDC를 표시 할 문서의 시작 부분 (일반적으로 표지 뒤)을 클릭하고 동음이의 섹션에서 "참조"를 클릭 한 다음 "목차"를 클릭합니다. 사용할 수있는 자동 테이블 목록이 표시됩니다. 자동 선택 중 하나를 클릭하면 TDC가 미리 선택된 헤더를 사용하여 표시됩니다.
6 단계
교육 매뉴얼의 제목과 섹션을 단계별 순서로 구성하십시오. 매뉴얼의 마지막이자 가장 중요한 부분은 색인이어야합니다. 색인이 완성 될수록 학생은 나중에 페이지 번호로 답을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 색인을 생성하려면 삽입 할 단어를 선택합니다. "참조"를 클릭 한 다음 "체크인"을 클릭하여 색인에 추가하려는 각 항목에 대해이 작업을 계속하십시오. 완료되면 교육 매뉴얼의 끝으로 스크롤하고 "참조"를 클릭 한 다음 "인덱스 삽입"을 클릭하여 인덱스를 추가합니다.
7 단계
철자를 확인하고 파일을 저장하십시오. 첫 번째 교육 매뉴얼을 만든 후에는 "열기"를 클릭 한 다음 "다른 이름으로 저장"을 클릭하여 다른 매뉴얼의 모델로 만들 수 있습니다. 대화 상자가 나타나면 "파일 형식"섹션에서 화살표를 클릭하여 아래로 클릭하고 "Word 템플릿 (.dotx)"을 선택하면 다른 교육 매뉴얼에서 작업을 재사용 할 수 있습니다.