폐회와 이니셜로 공식 메모 작성 방법

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공식적인 메모를 쓰는 것은 회사 내에서 의사 소통을하는 효과적인 방법입니다. 권위있는 목소리로 메모를 쓰되 독자를 협박하는 것이 아니라 알려주고 싶습니다. 각서에 포함 된 추가 정보는 첨부 파일이라고하며, 일반적으로 폐쇄문은 편지에 포함되어 있습니다. 정식 메모에는 특정 섹션과 마지막에 작가 및 도우미의 머리 글자가 포함됩니다. 대부분의 메모는 한 페이지 이하이지만 한 페이지 이상있는 경우 끝에 요약 문구를 포함하십시오.

지침

형식적인 메모는 특정 형식을 따릅니다. (Fotolia.com에서 firelover123로 메모 이미지)

메모의 시작 부분에 "To", "From"및 "Subject"섹션이 포함됩니다. 첨부 파일을 포함하고 첨부 파일을받을 사람을 결정하고 메모 사본 만 필요한 경우 배포 된 정보와 첨부 파일을 모두에게 알리십시오. 예를 들어 첨부 파일을 만든 사람은 첨부 파일을받을 필요가 없습니다. 그것). "받는 사람"헤더에 문서를받을 모든 사람의 이름을 포함시킵니다. 마지막 메모의 "CC"에 복사 할 사람을 포함 시키십시오. 어떤 사람들은이 문서를 개인적으로 수신하여 "숨겨진 사본"으로 추가 할 수 있습니다. 그들은 메모의 사본을 받게 될 것이지만, "To"또는 "CC"에 열거되지는 않을 것입니다.
메모 본문을 명확하고 간결하게 작성하십시오. 간단하고 공식적인 언어를 사용하지만, 협박이나 비방을 피하는 메모를 멀리하십시오. 더 큰 문서는 읽기 쉽게하기 위해 몇 개의 단락을 포함해야합니다.
작성자의 머리 글자 뒤에 슬래시 ( "XX / aa") 뒤에 헬퍼의 머리 글자가 오는 메모를 작성하십시오. 저자의 머리 글자는 대문자로, 도우미의 머리 글자는 소문자로 작성해야합니다. 아래 두 줄은 "첨부 파일 (x)"이라는 단어를 괄호 사이에 포함 된 첨부 파일 수와 함께 읽어야합니다. 그런 다음 목록 형식으로 사본을받을 사람을 나열하십시오. 숨겨진 사본으로받는 사람들은 사본에 필기해야합니다. CCO가 익명으로 복사되었음을 알 수 있도록 "CCO"를 포함하는 것을 잊지 마십시오. 메모 작성자는 "보낸 사람"섹션의 첫 번째 메모 여야합니다.