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고객 서신은 일반적으로 특정 형식을 따르며 잘 계획되고 전문적으로 보입니다. 그들은 인사와 폐회와 같은 보편적 인 요소를 가지고 있습니다. 청구 절차에 대해 이야기하는 사람들은 회사의 지불 정책에 대한 정보와 고객이 청구서를 지불해야하는 방법을 설명합니다. 이러한 정책에 대한 변경 사항은 발생한 변경 사항을 서면으로 고객에게 알리는 우편으로 고객에게 보내는 편지로 전달해야합니다.
열리는
편지의 시작에는 편지를 쓴 날짜,받는 사람의 연락처 및 인사말이 포함됩니다. "Dear Customer"인사말이있는 편지의 섹션은 고객의 연락처 정보 아래에 이중 공백으로 작성됩니다. 인사말은 Mr. 또는 Mrs.와 같은 직함과 성을 사용하여 고객에게 올바르게 설명합니다.
편지의 목적
목적 단락은 청구 시스템이 변경 될 것임을 알리기 위해 작성 중임을 고객에게 알립니다. 이 단락은 또한이 서신이 청구서가 아니라는 보장을 포함해야합니다.
소비자에 대한 영향
효과 단락은 상세하며 회사에서 구현하는 변경 사항이 고객에게 영향을 미치는 방식을 나열합니다. 이러한 영향에는 지불을받을 새 청구 주소 또는 새 청구 날짜가 포함될 수 있습니다. 이러한 변경 사항은 고객을 위해 긍정적으로 작성되어야합니다. 각 변경 사항은 회사뿐만 아니라 고객에게도 이익이되는 것으로 설명되어야합니다.
폐쇄
마감 섹션에는 고객에 대한 "감사합니다", "감사합니다"또는 간단한 "감사합니다"와 같은 마감 진술이 포함되어야합니다. 입력 한 이름, 서명 및 연락처 정보가 포함됩니다. 고객이 질문이있는 경우 연락 할 수 있도록 이메일 주소도 포함되어야합니다.