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회사 또는 소매 환경에서 일하든 상관없고, 일에 대한 우려가 있다면 상사의주의를 끌 필요가 있습니다. 편지를 통해 우려 사항을 표시하면 모든 생각과 아이디어가 명확하게 표현되므로 상사가 오해의 여지를 남기지 않고 무슨 일이 일어나고 있는지 정확히 이해할 수 있습니다. 이렇게하려면 몇 가지 지침에 따라 문제가 전문적인 방식으로 처리되도록하십시오.
주요 관심사 강조
편지의 첫 번째 단락에 상사와 연락하는 이유를 정확히 설명하십시오. 처음 두 문장을 사용하여 직업 문제에 대해 알리고 귀찮은 일에 대한 직접적인 설명을 따르십시오. 처음에는 우려의 주된 이유를 강조하는 것이 중요합니다. 예를 들면 :
"안녕하세요, 스미스 씨. 저는 제 부서에 할당 된 조경 작업에 대해 여러 가지 실망스러운 우려가 있기 때문에 글을 쓰고 있습니다. 제가 관찰 한 결과 매우 피곤한 직원들이 근무 시간 후에 도착하고 비전문적으로 기계를 작동하는 것을 발견했습니다."
구체적인 예 제공
편지의 목적이 설명 된 후 구체적인 예를 제공하여 상황을 조사하십시오. 이렇게하면 상황을 명확하게 이해하고 편지가 눈에 띄지 않게 될 가능성을 줄일 수 있습니다. 예를 들면 :
"2011 년 3 월 1 일 Jason S. Masters는 도착 시간 1 시간 30 분 후 오전 10시 45 분에 직장에 도착했습니다. 도착하자마자 그는 지나치게 피곤해 보이며 스캔을하지 않고 기계를 작동하기 시작했습니다. 오후에는 헬멧을 쓰거나 안전 예방 조치를 취하지 않고 중장비를 다루는 여러 직원을 발견했습니다.
감정적 인 표현을 피하십시오
편지를 작성하는 동안 지나치게 감정적이지 마십시오. 편지의 전문성과 정당성을 떨어 뜨리는 경향이 있습니다. 모든 지침이 사실을 기반으로하고 정서적 표현이 없는지 확인하십시오. 서신의 목적은 상사가 우려 사항의 정확한 원인을 설명하는 데 필요한 정보를 제공하여 필요하다고 판단되는 경우 조치를 취할 수 있도록하는 것입니다.
개선 제안
편지 끝에서 우려 사항에 대해 제안하십시오. 요구 사항이 아니라 실제로 제안인지 확인하십시오. 제안하기 전에 "더 좋을 것 같은데 ..."또는 "아마 유용 할 것 같은 ..."과 같은 문구를 사용합니다. 편지의이 부분을 사용하여 아이디어를 제시하고 회의 요청으로 마무리하여 우려 사항을 논의하고 아이디어를 교환하여 다른 문제를 해결하십시오.