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회고록은 일상 생활에서 가장 많이 언급되는 기능 중 하나이며, 거의 모든 곳에서 싹트기 시작하여 거의 끝이없는 주제를 다룰 수 있습니다. 그러나 메모의 발행은 여러 가지 기본 목적을 위해 이루어지며 일반적으로 상황을 해결하고 회의를 필요로하지 않는 문제에 대한 보충 정보를 제공하는 것과 관련된 명확하게 식별 가능한 목표를 가지고 있습니다.
문제들
각서의 맥락에서 문제를 신속하게 파악하고 논의 할 수 있으므로 직원들이 잠재적 인 어려움과 새로운 도전에 대해 즉시 알 수 있습니다. 이러한 문제는 장기적으로 발전 할 추세 (예 : 특정 부서의 효율성 감소)를 논의 할 수도 있고, 덜 정식적이고 즉각적 일 수도있는 추세를 논의 할 수도 있기 때문에 다를 수 있습니다 (예 : 직원에게 악천후에 대해 알리는 것 하루가 끝나기 전에 집에 돌아 오기 전에). 문제에 관한이 메모의 특징은 가능한 해결책과 향후 전략을 고려하기 위해 피드백을 요청할 수 있다는 것입니다.
솔루션
솔루션 기반 메모는 기술적 인 문제에 대한 신속한 수정, 기존의 문제를 해결하기위한 새로운 전략의 발표 또는 진입 코드 및 보안 메커니즘에 대한 최신 정보 제공 등의 정보를 제공 할 수 있습니다. 솔루션 메모는 또한 성공에 대해 다른 사람들과 의사 소통함으로써 특정 문제를 해결할 수있는 유용성이나 창의성을 보여준 직원들에게주의를 환기시킬 수있는 기회입니다 (예 : "우리의 핵심 네트워크를 개선하기위한 Mathew Baker의 협조 작업에 감사드립니다. 컴퓨터가 지난 달보다 훨씬 더 빨리 작동 할 수있게 해줍니다. ").
피드백
피드백 메모는 다양한 형태로 제공되지만 여러 직원에게 전송 된 메모와 단일 개인에게 전송 된 메모간에 구별 될 수 있습니다. 피드백 메모를 큰 그룹으로 보내면 이전에 회의에서 제기 된 문제에 대해 직원을 업데이트 할 수 있으며 이전 토론에 대한 상황 및 연대감을 부여 할 수 있습니다 (예를 들어 직원에게 회의 참석에 대해 감사하는 메모가 될 수 있음). 헌혈 또는 팀워크 운동). 그러나 피드백이 단일 직원에게 보내지는 경우 대개 매우 구체적이며 직원이 제공하는 업무의 품질 및 향후 개선을 위해 어떤 영역을 집중해야하는지에 관련됩니다.
상황에 대한 의견
때로는 관리자가 진행중인 사건에 관한 메모를 보내거나 특정 상황에 대한 공식 의견을 제시하는 것이 적절할 수 있습니다. 예를 들어, "최근 화재 발생시 소방서에 도움을 주신 것에 진심으로 감사드립니다. 우리 창고 ". 이러한 형식의 각서에는 직원이 특정 내부 문제에 대해 공개적으로 언급하지 말아야한다는 지침이 포함될 수 있습니다. 예를 들어, "모든 직원이 다른 회사와의 합병 가능성에 대해 공개적으로 추측하는 것을 삼가는 것이 좋습니다. 계약을 해칠 수 있습니다 진행 중. "