정책 및 절차 설명서 작성 방법

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정책 및 절차 설명서를 작성하는 것은 어려운 일처럼 보일 수 있습니다. 사전에 특정 변수를 생각하지 않는 한 사실 일 수 있습니다. 건전한 계획을 세우면 공급 업체, 직원 및 관리자를위한 정책 및 절차 설명서를보다 쉽게 작성할 수 있습니다. 일관된 문서 시스템으로 ISO9000과 같은 특정 표준을 준수하는 계약서 작성을 용이하게합니다.

지침

올바르게 계획하지 않으면 정책 및 절차 설명서를 작성하는 것이 까다로울 수 있습니다. Fotolia.com에서 terex에 의해웨어 하우스 이미지에서 신문과 수동 캐리지)

다른 회사의 규칙을 참고하여 프로젝트의 범위를 정의하십시오. 정책 또는 절차의 일부가 이미 다른 곳에 문서화되어 있는지 확인하고 절차가 회사, 지역, 부서, 기능 그룹 또는 작업에 특정한 것인지 결정하십시오. 이렇게하면 범위의 초기 및 최종 매개 변수를 정의하는 데 도움이됩니다.
문서 형식을 결정하십시오. 가장 중요한 정책 문서를 확인하여이를 통합하십시오. 절차의 임무에 대한 세부 사항은보다 구체적인 경향이 있지만 정책은보다 폭넓게되는 경향이 있습니다.

대기업에서는 환경, 정부 및 직원 규정을 다루는 윤리, 선물, 소유자 정보, 전자 메일 프로토콜 및 부서 절차와 같은 모든 것을 다루는 글로벌 절차를 갖춘 4 가지 이상의 수준의 문서화가 일반적입니다.

기능 그룹 또는 작업과 관련된 절차는 현지 운영에 따라 수정 될 수 있지만 여전히 최고 수준의 문서 요구 사항을 충족해야합니다. 예를 들어, 독립적으로 작동하는 세 가지 수리 센터가있을 수 있지만 유통 센터에 주문을 발급 할 때 동일한 방법으로 작동해야합니다. 글로벌 정책은 일반적이지만, 각 센터가 요청을 발행하는 방법 (누가, 언제, 무엇을, 왜)과 관련된 프로세스의 세부 사항은 약간 다를 수 있습니다. 직책과 책임은 일반적으로 절차에 포함됩니다.
정책 설명서에 포함될 모든 것을 정의하고 프로파일 링하십시오. 고객 설계, 구매 주문 접수, 제조, 검사, 납품 및 제품 수집과 같은 주요 절차와 관련된 단계부터 시작하십시오.

정책은 특정 상황에서 직원의 예상 된 결정과 책임을 알리는 엄격한 프로토콜입니다. 일반적으로 법률 및 규정 준수와 관련이 있습니다.

절차는 도구, 통신, 프로세스 흐름 및 필요한 기술을 포함하여 논리적 인 사건 순서를 강조 표시하는 단계입니다.

프로파일을 색인의 시작점으로 사용하십시오.
정보가 저장 될 위치와 개발 된 개정 관리를 결정하십시오. 처음부터 검토 제어 프로세스를 개발하는 것이 중요하므로 작성 및 편집을 시작하면 변경 사항을 추적 할 수 있습니다.

검토 제어 프로세스에는 권한 및 제어 권한이 있어야 프로세스에 관련된 모든 사람이 변경 방법을 알고 구현할 수 있습니다.

동일한 문서의 여러 버전을 동시에 편집하지 않도록하십시오. 그러면 나중에 문제가 발생할 수 있습니다. 선입 선출 방법을 사용하고 필요한 경우 다시 수정하여 변경 사항을 추적하십시오.
문서 작성자가 형식을 염려 할 필요가 없도록 절차, 정책 및 순서도 용 템플릿을 만듭니다.

작성자가 자료를 구성하는 데 필요한 기타 문서, 도구 및 링크를 지정하도록이 템플릿에 섹션을 넣으십시오. 형식을 지정하고 용어집과 같은 특정 섹션을 참조 용으로 기본 섹션이나 문서에 포함시켜야합니다. 작가에게 요구 사항에 대한 최상의 지침을 제공하면 나중에 새로운 일자리에 대한 필요성이 줄어 듭니다.
편집자와 주제 전문가를 지정하여 각 섹션의 내용을 개발하십시오. 예를 들어, 요청 된 템플릿 내에서 볼 예제를 제공하고 두문자어 작성과 같은 다른 규칙을 강조 표시하거나, 절차의 단계를 설명하는 데 얼마나 일반화되었거나 자세해야하는지 등을 강조하십시오.

절차 내에서 결정을 내릴 경우 추가 참조를 강조 표시하고 직원에게 충분한 정보를 제공하여 충분한 정보를 바탕으로 의사 결정을 내릴 수 있도록하십시오. 의사 결정이 필요한 포인트는 일반적으로 절차가 실패하는 곳이므로 가능한 한 해당 분야에서 명확하게하려고 노력하십시오. 게시하기 전에 옆에있는 사람과 절차를 확인하고 설명 된 각 단계를 수행하고 가능한 문제를 확인하십시오.
문서의 언어와 세부 수준을 프로세스의 각 단계에서 일관되게 유지하기 위해 최종 간행물을 안내하고 편집하기 위해 검토 팀을 지정하십시오.

교육 및 훈련 방법을 개선하여 불일치를 해결합니다. 모든 사람이 우선 순위 측면에서 동일한 기대치를 갖도록 합리적인 검토주기 (예 : 48 시간)를 지정하십시오.
각 절차에 대한 책임을 지정하고 권한 수준을 지정하십시오. 프로세스는 정기적 인 검토를 통해 작성되어야합니다. 사람들이 게시물을 떠날 때, 새로운 관리자는 각각의 절차에 배정되어야합니다. 업데이트 및 수정의 경우 직원은 상황이 개선되거나 변경 될 때 정책 및 절차를 공동으로 변경할 수 있도록 정책 결정자와상의해야합니다.

어떻게

둘 이상의 개인이나 그룹이 작업이나 절차를 수행하는 경우 먼저 작업을 표준화 한 다음 문서화하십시오.
일부 고객은 ISO 표준이없는 회사 또는 비즈니스 또는 고객 서비스, 계약, 금융, 재고, 통신, 품질 및 법률 문서와 같은 프로세스 문서화에 대한 유사한 규정을 체결하지 않을 것입니다. ISO는 정책 및 절차를 쉽고 빠르게 작성할 수 있도록 일반 및 산업별 템플릿 및 교육을 제공하며 국제적으로 인정받는 표준입니다.
필요한 경우 수정 된 절차의 교육, 교육 및 구현을위한 프로세스를 만듭니다. 아무도 상담하지 않는 표준을 변경하면 직원에게 도움이되지 않습니다.

공지 사항

일부 주관청은 통역을 허용하고 감사를 최소화하기위한 절차에 대한 모호한 정보를 제공하기를 선호합니다. 다른 사람들은 직원들이 더 잘 수행 할 수 있도록 자세한 정보를 선호합니다.
언어 또는 내용에 대한 다양한 해석의 가능성이나 모호한 지침으로 인해 프로세스에 문제가있을 경우 적절한 세부 정보를 사용하여 특정 섹션을 검토하여 명확하게하십시오.
정책과 절차가 통제를 벗어나거나, 중복되거나 중복되거나, 대처하기에 너무 상세 해지는 것은 매우 일반적입니다.
인덱스를 사용하고 필요에 따라 다른 영역의 다른 섹션에 사람들을 할당하여 중복을 최소화하십시오.
환경 법규는 매우 중요합니다. 게시되기 전에 예비 상태로 작업 할 수있는 새로운 절차를 안내하는 프로세스를 만듭니다. 새로운 절차의 시작과 함께 운동을해야합니다 그렇지 않으면 논란과 좌절 될 것입니다. 전문가의 도움을 청하십시오. 이것은 미래에 많은 "손가락 가리키기"를 피할 것입니다.