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종종 비즈니스 세계에서 우리는 우편, 특별 배달 또는 이메일로 보낼 수있는 더 큰 보고서와 함께 커버 레터를 포함해야합니다. 공식 커버 레터는 매우 구체적인 목적을 가지고 있으며 내용을 제시하고 설명하고 보고서의 두드러진 주제를 반복하며 취해야 할 다음 단계 또는 조치를 나타내는 방식으로 작성해야합니다.
보고서 커버 레터 작성
1 단계
첨부 문서의 중요성에 따라 회사 레터 헤드를 사용하여 보고서의 발표 편지를 작성합니다. 레터 헤드 이메일을 사용하는 경우에도 이메일 페이지에 회사 로고 이미지를 포함하여 종이 편지처럼 취급하십시오.
2 단계
이름과 성, 직위, 회사 이름, 거리 및 도시 주소, 우편 번호를 포함한 주소 정보뿐만 아니라 날짜를 포함하십시오. "Caro"인사말을 사용하고, 그 사람이 낯선 사람인 경우 약어 Mr. 또는 Mrs. 또는 지인 인 경우받는 사람의 이름과 함께 "Caro"와 같은 공식 인사말을 사용합니다.
3 단계
"이 편지는 귀하의 검토 또는 의견 (또는 원하는 조치)을위한 (보고서 이름)을 제공합니다.이 기회를 사용하여 보고서 주제를 요약하십시오. 요약 해보십시오."와 같은 단어를 사용하여 본문 단락에 편지의 목적을 설명하십시오. 보고서의 목적을 가능한 한 간결하게-최대 한두 문장으로.
4 단계
여기에서 보고서의 결론에 주목하되 보고서의 결론의 핵심에 도달하지 마십시오. 독자가 커버 레터가 아닌 실제 보고서를 읽기를 원합니다. 편지는 최종 보고서에서 찾을 수있는 내용에 대한 독자의 욕구를 자극해야합니다.
5 단계
수신자가 원하는 작업이 무엇인지 나타내는 공식적인 완료 섹션 또는 다음 단계를 만듭니다. 문서를 전달하거나 문서에 서명하거나 더 큰 회의를 조정하여 결과를 발표하기를 원하십니까? 긴급 조치가 필요한 경우 다음 단계와 날짜 및 날짜에 대해 매우 구체적으로 설명하십시오.
정중하게, 진심으로 또는 신중하게 공식 인사말로 커버 레터를 끝냅니다. 편지 작성자의 이름과 제목을 포함하십시오. 이메일의 "Cc"공간 (사본 포함)에 보고서와 커버 레터를받을 다른 사람의 이름을 기재하십시오.