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잠재 고객과 법률 회사 간의 초기 의사 소통은 일반적으로 전화와 접수를 통해 이루어집니다. 따라서 회사 접수는 항상 전문적이며 예의 바른 것이 중요합니다. 전문성 유지는 때로는 많은 어려움을 겪을 수 있습니다. 특히 매일 많은 양의 전화를받는 접수 인 경우에는 법률 회사에서 전화를받을 때 항상 따라야하는 특정 원칙이 있습니다.
전화 받기
법률 사무소의 이름과 이름을 말하고 각자에게 전화를 걸고 누가 전화를 걸 었는지 물어보고 "어떻게 도와 드릴까요?"라고 물으십시오. 예를 들면 : "안녕하세요. X and Y의 법률 사무소입니다. Jane은 말하고 있습니까?" 발신자를 이름으로 확인한 후에는 "오늘 부인 Z 님을 어떻게 도울 수 있습니까?"라는 질문을하고 나머지 대화를 위해 클라이언트를 이름으로 기억하십시오. 각 호출 중 주석, 특히 이름과 관련하여 유용 할 수 있습니다. 대화 도중 긍정적 인 말투를 유지하고 인내심을 갖고 성질을 잃지 마십시오. 전문 용어, 속어 또는 "aham"및 "hum"와 같은 비 단어를 사용하지 마십시오.
호출자의 요구 사항 식별
잠재 고객이 귀하의 요구를 충족시키는 데 필요한 것을주의 깊게 경청하고 명확하고 간결한 방식으로 요청 된 정보를 제공하는 것이 매우 중요합니다. 모든 전화에는 정보를 찾는 사람이나 특정 사람이 있습니다.
사무실에서 적절한 사람에게 전화를 겁니다.
변호사와 전화 통화를해야 할 경우 고객에게 전화를 기다리십시오. 그런 다음 변호사에게 연락하여 고객의 이름과 목적에 따라 전화를 알리십시오. 따라서 변호사가 있으면 이체하십시오. 고객이 회선에서 45 초 이상 대기하지 않도록하십시오. 이 기간이 지나면 변호사가 전화를 받거나 나중에 전화하기를 원할 때 고객이 기다리고 싶어하는지 계속 묻습니다.
통화 종료
전화를 끄기 전에 다른 도움을 줄 수 있는지 물어보고 고객에게 법률 사무소에 전화 해 주셔서 감사드립니다. 안내 원이 잠재 고객이 서비스를 고용하도록 설득하는 것은 드뭅니다. 그러나 고객이 가난하고 무례하며 전문가가 아닌 서비스로 인해 분실되는 경우가 일반적입니다.