콘텐츠
회계사로 작성한 메모는 전문적인 경험과 신뢰에 대해 많이 알려줍니다. 회계사는 동료 및 감독자를위한 비공식적 인 것, 부서 단위의 공식적인 것 및 고객을위한 청구서를 포함하여 모든 종류의 메모를 작성해야합니다. 저조한 회계 기록은 수신자를 혼란스럽게하고 회사의 명예를 훼손시킬 수 있습니다. 선명도와 정확성을 갖춘 회계 메모를 작성하는 것이 효과적인 비즈니스 의사 소통의 핵심이며 조직 내에서 유리한 평판을 얻는 열쇠입니다.
지침
-
메모의 대상과 목적을 결정하십시오. 대부분은 문제에 대한주의를 환기시키고 해결책을 제시하며 회사의 공식 목표를 전달하거나 새로운 정보를 전달하는 데 사용됩니다. 부서가 하나만있는 경우 전체 사무실에 메모를 보내지 마십시오. 또한 자료의 민감성과 정보가 공식 각서를 통해보다 잘 전달 될지 또는 직접 전달되는지 여부를 고려하십시오.
-
TO : (받는 사람 이름 및 제목), DE : (이름 및 제목), DATE : (완료 및 현재 날짜) 및 SUBJECT : (메모 내용) 섹션을 사용하여 메모 머리글 서식을 지정합니다.
수령인이 정확한 이름과 정식 직책으로 대우 받는지 확인하십시오. 귀하의 제목에 구체적이고 간결하게하십시오. 예를 들어, 제목의 "학기말"은 수신자에게 무엇이든 의미 할 수 있습니다. 대신 "학기말까지 새로운 보관 프로세스"와 같은 것을 사용하십시오.
-
열린 부분에서 메모가 무엇인지 간단하게 요약하십시오. 오프닝 스레드의 목적은 수령인에게 왜 메모를 받았는지, 그리고 왜 그들이 문서를 읽어야 하는지를 명확하게하는 것입니다. 오프닝 단락을 짧은 단락으로 유지하십시오.
-
메모의 문제점, 사건, 상황 또는 상황을 설명하는 문맥을 추가하십시오. 컨텍스트는 다음 단락의 첫 번째 문장 일 수 있습니다 ( "지난 학기의 파일 절차와 관련된 혼란 때문에 ...") 또는 전체를 얻는 데 필요한 정보의 양에 따라 완전히 다른 단락 수신기가 나란히 있어야합니다.
문제점이나 문제를 해결하기 위해 수행중인 작업을 설명하는 메모의 일부인 작업 세그먼트 ( "다음 학기를위한 새로운 제출 절차를 구현 중입니다 ...")와 함께 컨텍스트를 따르십시오. 문제의 복잡성에 따라 작업 세그먼트를 문장 또는 짧은 단락으로 유지하십시오.
-
추가 세부 사항 및 지원을 제공하는 전체 토론으로 작업 스레드를 추적하십시오. 토의 스레드는 메모의 가장 긴 부분이어야하며 토의 스레드가 설정 한 권장 사항을 지원하는 모든 사실과 연구를 포함해야합니다. 가장 관련성이 높은 세부 사항 및 증거의 강점을 가지고 진행하십시오.
-
메모 수신자가 취해야 할 조치를 정중하게 설명하는 짧은 단락 단락으로 메모를 마무리하십시오 ( "다음 달 초부터 새로운 저장 절차를 따르십시오). .. "). 메모에 설명 된 조치 ( "새로운 저장 절차로 시간을 절약하고 작업 부하를 줄일 수 있기를 바랍니다")를 수행하면받는 사람에게 어떤 이점이 있는지 강조하십시오.
어떻게
- 메모에 목록, 그래픽, 기사 또는 기타 관련 소스를 첨부하십시오. '첨부 됨 : 새 저장 절차'와 같이 첨부 파일을 포함하는 경우 메모 끝에 메모를 추가하십시오.
- 첫 번째 메모 인 경우 동료 나 감독자에게 정확성을 검토하고 아무 것도 남기지 않도록하십시오.
공지 사항
- 이름, 직위 또는 전자 메일 주소가 잘못 작성된 메모를 보내면 동료가 메모를 심각하게 받아들이지 않고 반복적 인 위반이있는 경우 명성에 해를 끼칠 수 있습니다. 메모를 보내기 전에 항상 정확성을 확인하려면 두 번 확인하십시오.